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退職願・退職届・辞表|それぞれの書き方と出すタイミング

2020年05月20日 豆知識


転職をする際は、「退職願」「退職届」あるいは「辞表」を正しく提出する必要があります。

現在の会社との関係性が悪くなると、退職がスムーズにいかなかったり、転職先に悪評が広まったりする可能性があるのです。

今回は、「退職願」「退職届」「辞表」それぞれの違いや転職するまでのスムーズな退職の手順から、オススメの転職先までご紹介します。

転職時に必須な「退職願」「退職届」「辞表」の違い

転職するには、現在勤めている会社に退職の申し出を記載した書類を提出する必要があります。

この書類には、「退職願」「退職届」「辞表」の3種類あり、実はそれぞれ意味合いが異なります。

一般社員が退職する際は、退職願・退職届のどちらか、または両方を出すのが一般的です。

退職願

退職願とは、「退職したいです」と打診するときに提出する書類です。

あくまでも打診であるため必ずしも書類にする必要はなく、口頭で退職を願い出ても問題ありません。

しかし、退職の意志の強さや申し出の証拠として、提出する場合が多いです。

 

退職届

退職届とは、退職が会社側に受理された後、正式に退職を届け出る時に提出する書類です。

これも法的には書面で提出する必要はありませんが、「言った」「言わない」のトラブルを避けるため、退職の証拠として提出するのが一般的でしょう。

 

辞表

辞表とは、取締役などの経営層が、役員を離れる場合に提出する書類を指します。

このため一般社員が辞表を提出する場面はまずありませんが、公務員の場合は「退職届」を「辞表」という表現で提出する文化が存在します。

 

退職願・退職届の書き方

退職願・退職届を書くときに用意するもの

円満退社のためにも、退職願・退職届は抜かりなくスムーズに提出したいものです。

しかし、実際に封入の仕方が間違っていたり、便箋が汚れていたりで、受け取る側としては少し引っかかる部分があるというケースも少なくはありません。

これらを書く時には事前の準備が大切です。

間違えて焦ることのないように、用意するもの、正しい書き方を把握しておきましょう。

 

筆記用具

退職願を書く時に使用する筆記用具は「ボールペン」か「万年筆」が好ましいです。

この2つのどちらかを使用しなければならないという決まりはありませんが、マジックやサインペン、または筆ペンの場合、文字がかなり太くなり目立ってしまいます。

退職願・退職届の文字は目立たせる必要はありません。

退職を希望するのですから、派手にならないよう「ボールペン」か「万年筆」を使用しましょう。

 

封筒

退職願を入れる封筒としてふさわしいのは白地で無地のものです。

直接手渡しするものなので、白封筒の中でも赤字で郵便番号が書かれてあるものも可能な限り避けましょう。

一般的に「白封筒」「二重封筒」と呼ばれている封筒が良いです。

中身が透けて見えることがなく退職願を提出するのにふさわしいとされます。

また、封筒といえばよく目にする茶色の封筒は、事務的な目的で使用される場面が多く、退職願等を入れるのはビジネスマナーとして好ましくありません。

そして、封筒の大きさは用紙によって決めるようにしましょう。

封筒は大きさや形によって長形○号、角形○号などと種類が分けられています。

封筒を選ぶ前に用紙のサイズを確認しておくと失敗することはありません。

 

便箋

退職願の内容を書く紙です。

紙の色は読みやすい白色を選び、コピー用紙か便箋を使用しましょう。

便箋のなかには罫線があるものと無いものがありますが、基本的に指定はないためどちらを選んでも構いません。

無地の紙に真っ直ぐ文字を書く自信が無い方は、罫線が入っている便箋を選ぶことをおすすめします。

 

クリアファイル

封筒は白いものを使用しますので、持ち歩いているときに汚れてしまう可能性があります。

それを防ぐためにも、準備した封筒はクリアファイルに入れて持ち運ぶようにしましょう。

 

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退職願・退職届を出すまでの流れ

退職願・退職届は就業規則の記載のある相手に対して、決まった期日までに提出しなければなりません。

一般的には、直属の上司に対し退職希望日の1~2か月前には伝えておくことを規定としている会社が多いです。

以下が退職までの流れです。

 

  1. 退職する意思を固める
  2. 退職希望日を記載した退職願を作成
  3. 直属の上司に退職を申し出た後、上司からの了承を得て退職日を決定する。
  4. 退職日が確定すれば、退職届を提出する。
  5. 退職

 

退職願・退職届に書くべき項目

退職願・退職届の本文には退職理由はもちろん、提出日時や宛名を記載する必要があります。

書くべき項目は基本的に決まっているので、抜け漏れのない退職届を提出するためにも、何が必要なのか知っておくことが大切です。

ここから書くべき項目を上から順にご説明していきましょう。

 

タイトル

大きめの字で「退職願」または「退職届」と記入します。

 

書き出し

私儀(わたくしぎ)と記入します。

これは私事ですがという意味であり、相手をたてるために使用される言葉です。

 

本文(退職理由)

退職理由、退職予定日を明記しましょう。

自己都合による退職ならば、「一身上の都合」と書いていれば問題ありません。

また、退職予定日は上司と話し合って決めることをおすすめします。

 

文末

退職願の場合は、「お願い申し上げます」と願い出る旨を書きましょう。

また、退職届の場合は退職が確定した後に事実を報告するものなので「退職いたします」と事実を報告します。

 

提出年月日

退職願、退職届と共に提出する日付を追加 します。

 

所属部署・氏名

宛名の下に所属と名前を正式名称で記入し、捺印します。

 

宛名

最高執行責任者の役職と名前を記入します。

一般的には代表取締役社長となります。

自分の名前よりも上に来るように書きましょう。

 

以上

横書きの場合は、ここで終わりですという意味を込めて「以上」と記入するのが相手に分かりやすくするためのマナーです。

 

例文


 

正しい封筒への入れ方

退職願・退職届は基本的に用紙を三つ折りにします。

封筒は無地の白封筒を用意しましょう。

用紙を1/3のずつ重ねて折っていけば、三つ折りの完成です。

そして、三つ折りにした用紙の右側を上にして封筒に入れます。

ここで必ずしも封をする必要はありません。

封をする場合は、封入口の中央に〆印を書いておきましょう。

封筒に入れたなら、あとは入れた用紙が中で折れていないか念のため確認しておくことをおすすめします。

 

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しかし、仕事をしながらの転職活動で、納得のいく条件の企業を見つけることは難しいこともあります。

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