秘書とは？仕事内容や種類を簡単に解説！年収や給与事情も紹介

秘書とはどんな仕事？

秘書とは、企業や組織の幹部をサポートする仕事です。組織の重役が多忙なスケジュールを乗り越える上で、秘書の存在は欠かせません。

秘書の業務内容は一概には決まっておらず、来客やメールの対応からスケジュール調整まで多岐にわたります。あらゆる業種や会社に必要な職種であり、文系・理系を問わず活躍できる仕事です。

秘書の種類

秘書の種類は、業界によってさまざまです。一般企業から専門性が求められる特殊分野まで、さまざまな秘書が活躍しています。

企業秘書

企業秘書は、企業の役員や幹部をサポートするのが仕事です。電話やメールの対応から会議の準備まで、幅広い事務作業を引き受けます。

一般的に企業秘書は、社内の従業員の中から辞令によって登用されます。社内業務に精通したベテランを起用する場合が一般的です。なぜなら経営幹部からの端的な指示事項のみで、自身の役割を理解する必要があるためです。

他には、求人を出して優秀な人材を見極め、秘書として登用するケースもあります。

特に大企業では、秘書業務を専門とする部署まであります。役員の人数が多く、強力なサポート体制を必要とするからです。

規模の大きい企業では秘書部門が経営陣との窓口になり、社内外のやりとりを一元化して管理します。

法律秘書

法律秘書とは、法律関係の事務処理を担当する専門性の高い秘書です。主に法律事務所に勤務し、弁護士や司法書士の事務作業をサポートします。

法律秘書の業務には、判例調査や法務手続きに必要な書類の作成などがあります。そのため、法律や行政手続きに関する深い見識が必要です。

法律秘書へ従事するにあたって、特別な資格は不要です。法律秘書になるには法律事務所に就職し、事務作業の補助から経験を積んでいきます。弁護士や司法書士と異なり、法律秘書なら弁護士資格がなくても法律分野に携われます。

医療秘書

医療秘書とは、医師や病院幹部をサポートする秘書です。

医療秘書は医師が治療や学会に専念できるように、医療分野の事務手続きをサポートします。代表的な業務はカルテの作成や管理、診断書の発行などです。

この他にも医療秘書は、診療報酬の計算など医療業界特有の手続きを担当します。そのため、医療に関する深い知識が必要な職種です。

議員秘書

議員秘書は、議員の公務や政治活動をサポートする秘書です。以下の3つに区分されます。

• 私設秘書
• 公設秘書
• 政策秘書

私設秘書とは、議員が私費によって雇った秘書です。これに対して公設秘書は、公費から給与が支払われます。一人の議員に対して、複数の秘書が付くケースも珍しくありません。

議員秘書は、国会質問の準備や政策立案、後援会への対応など、議員が抱える事務作業を請け負います。また、議員に代わって支援者との面談をするなど、議員の政治活動全般を支えます。

このように議員秘書は、政治活動に携わる専門性の高い秘書業務です。

オンライン秘書

近年、新たに登場した秘書のジャンルとして「オンライン秘書」があります。

オンライン秘書とは、リモートワークによって依頼主をサポートする秘書です。出社する必要がないため、どこに居住していても業務が可能です。そのため、子育て中の人や依頼主から遠隔地に住む人にとって、新たな職業となりました。

オンライン秘書の業務には、メール対応や資料作成などがあります。リモートワークで可能な業務のみしか任せられないことから、一般的な秘書よりも業務範囲は限定的です。

しかし、通常の秘書を従業員として雇うよりも手軽なため、個人事業主や小規模な企業向けにニーズがあります。

コンシェルジュ

コンシェルジュとは、顧客に対して秘書サービスを提供する人です。

近年ではコンシェルジュの存在が普及し、身近な場所にも登場するようになりました。具体的には以下の施設やサービスで、コンシェルジュが配置されています。

• 高級ホテル
• ショッピングモール
• 高級マンション
• クレジットカード会社のサポートデスク

例えば高級ホテルのコンシェルジュは、宿泊客に対して観光地の提案をしたり、交通機関の予約を取ったりします。

このように、コンシェルジュは顧客からの急な要請に対して、適切な提案をしなければなりません。依頼内容も多岐にわたるため、柔軟な対応が求められます。

秘書の仕事内容

秘書は依頼主の要望がそのまま自身の業務となるため、仕事内容は人によってさまざまです。ここでは、秘書の代表的な業務について紹介します。

電話・郵便物・メールなどへの対応

組織幹部の元に届く電話やメールの件数は膨大です。そのため、秘書が経営幹部の窓口となって、電話やメールの対応にあたります。

秘書は社内外から届いた連絡を仕分けし、重要事項を整理して経営幹部に報告します。加えて、経営幹部に代わって電話応対やメールへの返信もしなければなりません。

スケジュール管理

経営幹部のスケジュール管理も、秘書の重要な業務です。

経営幹部の元には、ひっきりなしに面談の要請や会議の出席依頼が届きます。それらの予定を調整し、経営幹部の行動予定を組みます。

経営幹部が時間のロスなく仕事に取り組めるように、スムーズな行動予定を組まなければなりません。そのため秘書には、高い調整能力が求められます。

出張の手配

経営幹部の出張手配も秘書の業務です。

出張先のホテルや交通機関をあらかじめ調査し、経営幹部のスケジュールに合致するように予約を取ります。出張先で経営幹部がストレスなく移動できるように、入念な下調べが求められます。

この他にも、現地のハイヤー会社と綿密に連絡を取るなど、依頼主の出張中も移動をサポートしなければなりません。

経営幹部の出張は、国内だけとは限りません。海外出張の手配をする場合には、秘書が事前に入念な下調べをして、現地の情報をまとめておきます。

リサーチ

秘書は、経営幹部が必要とする情報について調査します。

経営幹部が意思決定をする際には、さまざまなデータや資料が必要です。そこで秘書が、調査や資料収集を代行します。

新聞記事や政府統計の中から利用目的に沿った資料を集め、経営幹部に提案しなければなりません。このように秘書によるリサーチ作業は、組織の意思決定にも影響を与える重要な任務です。

資料・議事録作成

資料作成も秘書の業務です。

経営幹部は打ち合わせの機会が多いため、数多くの資料が必要です。そこで経営幹部が使用する資料を、秘書が代行して作成します。また関係者にあらかじめ資料を配布するなど、会議の準備も秘書が担当します。

資料に加えて、議事録の作成も秘書の仕事です。会議の場に同席し、議論の内容や決定事項を記録に残します。

このため秘書には、パソコンスキルや資料をまとめる能力が求められます。

電報やお土産の手配

秘書は、経営幹部に代わって電報の送付やお土産の手配を行います。

地位の高い役職者ほど、たくさんの電報やお土産を手配しなければなりません。そこで秘書が、これらの事務作業をまとめて請け負います。

お土産を手配する場合には、相手の好みや渡す場面まで考慮しなければなりません。そのため、お土産選びにも秘書の力量が現れます。

経営幹部への報告

経営幹部への社内情報の報告も、秘書の業務です。

特に大企業では、各部門や世界の事業所から膨大な報告が届きます。加えて、稟議書や月報など、経営幹部が確認すべき書類も殺到します。

これらの報告書が雑多な状態で置かれていては、経営幹部も内容を確認できません。そこで秘書は社内から集められた報告を集約し、重要度によって選別します。その上で、緊急度の高い案件を優先して経営幹部へ伝達します。

経営陣がスムーズに報告を受け取る上で、秘書の存在が欠かせません。

各部署への指示事項の伝達

秘書は、経営幹部からの指示を社内の各部門に展開します。

経営幹部からは、矢継ぎ早に各部門への指示が発せられます。しかし、必ずしもその場に各部門の責任者がいるとは限りません。そこで秘書が、各部門に対して指示内容を伝達します。

指示を伝える際には、経営陣の意図や決定の背景まで含めて、情報を伝えなければなりません。秘書は経営幹部の最も近くにいる存在であり、幹部の意向を正確に全社に伝える役割を担っています。

秘書の仕事の魅力・やりがい

秘書という仕事では、一般社員では関われないような人物や案件に触れられます。また企業の全体像が見えるため、広い視野を養える仕事です。

具体的に秘書の仕事には、以下のようなやりがいや魅力があります。

重要な業務を任される

秘書になると、重要な業務を任されます。

企業の重役から受ける依頼は、どれも経営・運営に関わる重大な任務です。それらの重要な仕事を任されるため、大きなやりがいがあります。

加えて、企業の役員を支えているという使命感も生まれます。自身の業務によって企業幹部に貢献できるため、高いモチベーションを維持できるでしょう。

社内外の人脈が形成される

秘書は、社内外で幅広い交友関係が生まれます。なぜなら秘書の仕事では、多くの経営幹部や社外関係者と時間を共にするからです。

一般の職種では、重役と仕事をする機会はほとんどありません。これに対して秘書の仕事では、役職者や社外の重要人物とも日常的に面会できます。そのため、秘書の仕事を通じて役職者から顔を覚えてもらう場面もあるでしょう。

秘書の仕事で培った人脈は、会社人生において大きな財産となります。加えて、重役たちの仕事ぶりを間近で見られるため、多くの学びを得られます。

自社の動向を直に感じ取れる

秘書の仕事では、自社の動向を直に感じ取れます。

秘書は、役員会議や社外の面談の場にも同席できます。もちろん、会議の場で交わされる議論は重要事項ばかりです。一般の社員では知り得ない情報に触れるため、自社の方向性を感じ取れます。

加えて、経営幹部の意向や考え方に直接触れられる点もメリットです。企業の意思決定プロセスを体感できるため、自社の活動に対する理解が深まります。

ビジネスマナーが身につく

秘書の仕事を通じて、ビジネスマナーや所作が身につきます。

秘書は経営幹部に同行する立場であり、ビジネスマナーが欠かせません。加えて社外の重役との面談も多く、丁寧な所作が求められます。

一般的な職種よりもビジネスマナーが重視されるため、業務を通じて一流のマナーを習得できます。

秘書の仕事の大変な部分

秘書の仕事はやりがいも多い一方で、大変な部分もあります。重要な業務を任される職種であるがゆえに、困難に立ち向かう覚悟も必要です。

突発的な業務が多い

秘書の業務では、予定外の突発的な仕事が発生します。なぜなら、経営幹部からの突然の指示や急なスケジュール変更が多いからです。

緊急の会議や突然の出張など、経営幹部のスケジュールは刻々と変わります。そのような場合でも、秘書は臨機応変に対応しなければなりません。

このように秘書の仕事は、予定にない業務が多く発生するため大変です。

常に緊張を強いられる

秘書の仕事は、常に緊張感を強いられるため大変です。

社内外の重役に囲まれて仕事をする性質上、緊張の連続となります。そのような環境下で、秘書は常に周囲の状況に気を配らなければなりません。

加えて、秘書には小さなミスも許されません。なぜなら、出張の手配ミスやダブルブッキングが起きると、経営陣に多大な悪影響を及ぼすからです。

重要な仕事を任されている分、常に緊張感がつきまといます。

秘書に向いている人

秘書の業務内容は幅広いため、多くの資質を求められます。その中でも、以下のような人は秘書として重宝されます。

高い調整能力を持つ人

高い調整能力を持つ人は、秘書としての適性があります。

秘書の業務では、社内外を問わず多方面の人とのやり取りが発生します。そのため、組織間の調整が欠かせません。そこで秘書が率先して調整役となり、経営幹部がスムーズに働けるように取り計らいます。

他にもスケジュール調整や訪問先との折衝など、組織の枠を超えた調整が必要です。このため、秘書には高い調整能力が求められます。

先回りして動ける人

先回りして動ける人は、秘書に向いています。

秘書は、依頼主がスムーズに働けるように取り計らう仕事です。そのため、事前に先の展開を予測する能力が求められます。

例えば事前に天気予報を確認し、経営幹部の出張の日に雨具を用意すべきかに気を配ります。依頼主の要望に対してあらかじめ準備ができていれば、「気が利く秘書」として重宝されるでしょう。

秘書に向いていない人

秘書には高い能力が求められるため、誰にでもできる仕事ではありません。特に以下のような人は、秘書の業務に不向きな可能性があります。　　　　

ケアレスミスが多い人

秘書の業務では、小さなミスでも許されません。そのためケアレスミスが多い人は、秘書に不向きです。

秘書の仕事相手は、経営陣や重役ばかりです。それゆえに、少しのミスが大きな事態に発展しかねません。

例えば、秘書が用意した資料やデータによって、経営判断が下される場合もあります。この資料に数字や日付の間違いがあると、事業運営に大きな悪影響を及ぼします。

このような理由から、秘書には細かい作業をミスなく処理できる繊細さが求められます。

マルチタスクが苦手な人

秘書の業務はマルチタスクの連続です。従ってマルチタスクが苦手な人は、秘書業務において苦労してしまいます。

秘書の元には、さまざまな人からの依頼や電話が絶え間なく届きます。加えて、経営幹部からの指示やスケジュール変更などを同時に進めなければなりません。

秘書の仕事は、自分一人だけでは完結しません。依頼主や他の部署との関係によって、はじめて仕事が成立します。

このような理由から、秘書は自分のペースでは仕事を進められず、常にマルチタスクになる可能性があります。そのため、秘書は複数の業務であってもミスなく処理できる能力が必要です。

秘書の年収や給料事情

秘書の年収や給料事情を見てみましょう。

出典：求人ボックス給料ナビ「秘書の仕事の年収・時給・給料」

秘書の年収や給料において、歩合制が採用されるケースはほとんどありません。

基本的には、就職した企業の給与テーブルに沿って給与額が決まります。そのため、一概に秘書といっても、企業ごとに給与には大きな差があります。