総務とは何か？意味をわかりやすく解説
総務とは、会社にとって必要な細かい業務を一手に引き受けて処理する職種を指し、「総合事務」とも呼ばれることもあります。
コピー用紙などの消耗品の発注から来客応対、社内イベントの企画運営まで、総務が関わる業務範囲は多岐に渡ります。「経理・労務・法務・人事など他の間接部門に振り分けることができない仕事を扱う職種」と考えればわかりやすいです。
間接部門とは、会社に対して直接売上や利益をもたらさない部門を指し、直接部門である営業や販売とよく対比して表現されます。間接部門にあたる総務は直接会社に売上や利益をもたらすわけではありませんが、営業や販売などの直接部門が仕事に専念できるようにサポートすることで、会社に欠かせない役割を担っています。
総務の仕事内容｜具体的にどんな仕事がある？
総務と言えば、「経理・労務・人事など特定の間接部門に振り分けられない仕事すべて」を指しますが、実は同じ総務でも企業の規模によって仕事内容は異なります。なぜなら、中小企業の中には、経理・法務・労務・人事など特定の部門に人員を配置する余裕がないところも多いからです。
中小企業では、経理・労務・人事などを配置する代わりに総務がこれらの仕事を兼業する形がよく見られます。以下では、多岐にわたる総務の仕事内容から、代表的なものを解説していきます。
- 消耗品や備品の管理
- 施設の管理
- 社内行事の企画運営
- 文書管理
- 受付業務
- 労務業務
- 法務業務
- 経理業務
- 広報業務
消耗品や備品の管理
日常業務で欠かせない消耗品を発注したり、備品を管理したりすることは、総務の代表的な仕事の一つです。
消耗品と一口に言っても、コピー用紙・プリンターインクに始まり、ファイル類やボールペン、紙コップ・トイレットペーパー・電球まで、総務が発注する物の対象は幅広いです。また、総務が管理する備品には、机やパソコン、キャビネットの他、家電用品やOA機器なども含まれます。
管理が不十分な場合、消耗品が切れたり備品が紛失したりして業務が滞る原因となります。消耗品や備品を適切に管理し、必要なときにいつでも使える体制を整えることが総務の役割です。
施設の管理
会社で利用している施設を適切に管理し、社員が安全に過ごせるよう手配するのも総務の役割です。
具体的には、照明や空調設備の点検・メンテナンスの依頼や、清掃業者の手配、防災訓練の実施などが挙げられます。施設の一部に故障が起きた場合は、修理の手配も総務が担当します。
総務がしっかりと施設の管理を行わなければ、社員は快適に仕事ができなくなってしまうでしょう。
社内行事の企画運営
入社式や社員旅行、忘年会などの社内行事を企画し、運営するのも総務の仕事です。
具体的には、行事のスケジュールの作成、予算の決定、参加者の選定、会場の手配などを行います。必要であれば、総務が司会進行を担当することもあります。
文書作成と管理
会社を代表して文章を作成し、管理するのも総務の仕事です。作成する文書は会議の資料から社外との契約書、社員名簿まで多岐にわたります。
作成した文書は、作成日や目的に合わせて管理し、必要なときにいつでも確認できるように保存しておく必要があります。
社内外への慶弔業務
社員や取引先、お客様に対して慶弔業務を行うのも、総務の仕事です。
慶事（けいじ）とは結婚や出産などのお祝い事を、弔事（ちょうじ）とは訃報や葬儀などのお悔み事を意味します。慶弔業務では、会社で決めたルールに基づいて挨拶状を送ったり、お祝いの品や香典などの手配を行ったりします。
株主総会の企画運営
株式を公開して資金を集める株式会社には、株主総会を開催する義務があります。その株主総会の企画運営を担当するのが総務です。
具体的には、株主総会の会場の選定から招待状の発送、決算資料などの資料作成、質疑応答に関する対策などを行います。株主総会後の議事録を作成するのも総務の役割です。
受付業務
受付を担当する人材がいない場合は、総務が来客対応や電話対応、郵便物の受取をおこないます。
来客対応では、総務がお客様を応接室に案内し、お茶を出すのが仕事です。電話応対では、会社の代表電話にかかってきた電話を総務が取り次ぎ、担当部署につなぎます。郵便物の受取については、会社宛てに届いた郵便物を総務が仕分けし、各部署や担当者に届けます。
労務業務
労務に関する人材を配置していない会社では、総務が労務を兼業する形で業務を行います。具体的には給料計算や勤怠管理、社会保険の手続きなどが総務の役割です。
労務業務では社員の生活に影響を与える数字をメインに管理するため、正確性が求められます。
法務業務
法務に関する人材を配置していない会社では、総務が法務を兼業する形で業務を進めます。
具体的には、会社を経営する上で必要となる法律上の手続きを担当し、就業規則や契約書の作成、著作権管理などを行うのが仕事です。
法務業務では幅広い法律知識に加え、利害関係を調整するだけのビジネスセンスも求められます。
経理業務
経理に関する人材を配置していない会社では、総務が経理を兼務して業務を進める必要があります。具体的な仕事内容は、日々の伝票の仕訳や会社のお金の管理です。
経理業務では経営判断に不可欠な会計情報を経営陣に提供するだけでなく、資料から経営課題を発見し、改善策を提言することも求められます。
広報業務
広報に関する人材を配置していない会社では、総務が広報を兼務する形で業務を進めます。
具体的には、社内報を作成して社内に配布したり、SNSや公式HPで社外に情報発信をしたりするのが仕事です。加えて、新聞社や雑誌社からの取材に対応するのも広報業務の一つです。
総務の仕事に役立つ資格
総務として働くうえで必須の資格はありませんが、資格を取得しておくと役立つ資格は存在します。
総務として仕事をする上で役立つ資格は以下の5つです。
- MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
- 日商簿記検定
- 人事総務検定
- 秘書検定
- 社会保険労務士
1つずつ順番に解説していきます。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
デスクワークが中心となる総務の仕事では、パソコンに関する基本操作の習得が欠かせません。文書を作成する機会も多いため、ExcelやWordなどを使いこなせる必要があります。
ExcelやWordの実務試験であるMOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）では、パソコンに必要な基礎知識を網羅的に身に付けることができます。総務以外でも評価される資格なので、取得しておいて損はないでしょう。
※参考：株式会社 オデッセイ コミュニケーションズ「マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）」
日商簿記検定
総務は企業によっては経理を兼務する場合があり、簿記知識を身に付けておくと業務に役立ちます。
日商簿記検定は経理に対する基本的な理解を問う資格であり、知名度もあるので就職・転職時のアピールにもなります。資格取得のための勉強の過程で、実務に活かせる知識も身に付くでしょう。
※参考：日本商工会議所「日商簿記検定試験」
人事総務検定
総務は企業によっては人事を兼務する場合もあり、総務から人事まで幅広い知識が求められます。人事総務検定では人事総務部で必要となる知識を体系的に習得できるため、総務を目指す方や人事に興味がある方におすすめです。
※参考：一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会「人事総務検定」
秘書検定
総務は窓口業務を担当する機会も多く、一般常識や敬語の使い方などのビジネススキルを身に付ける必要があります。秘書検定では、お茶の出し方から電話・来客対応、ビジネス文書の作成まで、社会人に必要な知識を体系的に学ぶことができます。
※参考：公益財団法人 実務技能検定協会「秘書検定」
社会保険労務士
総務は企業によっては人事や労務を兼務する場合があり、社会保険や労働関係の法律知識を身に付けておくと業務に役立ちます。
社会保険労務士は人事や労務管理を扱う国家資格であり、健康保険・雇用保険に関わる書類作成を代行したり、就業規則や賃金台帳の作成を行ったりするのが仕事です。
社会保険労務士に関する知識を身に付けておくと、総務として仕事がしやすくなるだけでなく、労働関係のトラブルも未然に対処できます。
※参考： 全国社会保険労務士会連合会 試験センター「社会保険労務士試験オフィシャルサイト」
総務に向いている人
ここからは、総務に向いている人の特徴を紹介します。
総務に向いている人の特徴として以下のタイプが挙げられます。
- 優先順位をつけてテキパキと作業を進められる人
- 人とのコミュニケーションが得意な人
- ジェネラリストとしてさまざまな知識を吸収しながら成長できる人
- 裏方として陰から人を支えることにやりがいを感じられる人
- 礼儀正しく社会人としてのマナーを守れる人
1つずつ順番に解説します。
優先順位をつけてテキパキと作業を進められる人
総務には、優先順位をつけてテキパキと作業を進められる人が向いています。その理由は、総務の業務範囲は広く、仕事時間内に効率良く処理する必要があるからです。
総務は日常業務に加え、突発的に発生する業務も多くあります。このため、スムーズに業務を進めるにはどの業務を優先すべきか常に考える必要があるのです。
人とのコミュニケーションが得意な人
総務は人とのコミュニケーションが得意な人が向いています。なぜなら総務は立場上、会社の顔として窓口の役割を果たしたり、社内のさまざまな部門の人と関わったりする機会が多いからです。
窓口では、相手の意図を正しく理解して担当者に速やかに伝える必要がありますし、社内では、他部門と連携してうまく業務を進めることが求められます。コミュニケーションが得意であれば、取引先と良好な関係を築き、他部門からの協力も得やすくなります。
ジェネラリストとしてさまざまな知識を吸収しながら成長できる人
総務は、労務から人事・経理までジェネラリストとしてさまざまな知識を吸収しながら成長できる人が向いています。総務の業務範囲は広く、新しい業務を覚えることが苦だと仕事を続けるのが難しくなるからです。
むしろ、学ぶ過程を楽しめるようになれば、総務として大きく成長できるチャンスになるでしょう。総務は一つの分野を深く突き詰める必要はありませんが、一定レベルの知識を幅広く身に付けて業務に活かす必要があります。
裏方として陰から人を支えることにやりがいを感じられる人
総務は、裏方として陰から人を支えることにやりがいを感じられる人に向いています。売上や利益に直結しない総務の仕事は成果を目で確認することが難しく、地味なイメージをもたれがちだからです。
しかし、総務は会社の業務を円滑に進める上で欠かせない役割を担っており、活躍次第では会社全体に影響力を与える存在です。営業のように表舞台で華々しく評価されることがなくでも、裏方としての役割に誇りを持てる人は総務としての活躍が期待できます。
礼儀正しく社会人としてのマナーを守れる人
総務には、礼儀正しく社会人としてのマナーを守れる人が向いています。その理由は、総務は会社の顔として窓口業務を担当することも多く、社外の人と関わる機会があるからです。
総務が社会人としてのマナーに欠けていると、会社全体の印象も悪く見える恐れがあります。取引先と良好な関係を築く上でも、社会人としてのマナーが問われます。
総務に向いていない人
ここからは、総務に向いていない人の特徴を紹介します。
総務に向いていない人の特徴は以下の通りです。
- 人とコミュニケーションをとるのが苦手な人
- 同時に複数の作業をこなすのが苦手な人
- スペシャリストとしてのキャリアを目指したい人
1つずつ順番に解説します。
人付き合いや人間関係構築が苦手な人
人付き合いや人間関係構築が苦手な人は、総務に向いていない可能性があります。
その理由は、総務は社内・社外問わず多くの人と意志疎通を図る機会が多く、相手と連携しながら業務を進める必要があるからです。また、社内の業務では、総務は経営陣と他部門との調整役としての役割も期待されます。
意志疎通が苦手だと他部門と良好な人間関係が築けず、人間関係のトラブルも発生しやすくなります。総務としてスムーズに仕事を進める上でも、相手と対話するスキルは欠かせません。
同時に複数の作業をこなすのが苦手な人
同時に複数の作業をこなすのが苦手な人も、総務には向いていないでしょう。総務の仕事は幅広く、突発的に発生する業務もあるため、常に一つの作業だけに専念できるとは限らないからです。
優先順位をつけてテキパキと作業を片付けていかないと、業務が貯まってストレスを抱える原因になります。そのため総務には、同時に複数の作業を抱えても冷静に対処できることが求められます。
スペシャリストとしてのキャリアを目指したい人
スペシャリストとしてのキャリアを目指したい人に総務は向きません。なぜなら、幅広い総務の仕事において、すべての分野をプロ並みに極める必要はないからです。
スペシャリストになりたいという気持ちが強いと、総務として求められる作業が単調でつまらないものに感じてしまう可能性もあります。総務は社内外のどんな依頼に対しても快く応じることが求められるため、スペシャリストよりもジェネラリスト志向の人が向いています。
総務の年収や給料事情
総務の年収や給料事情についても確認しておきましょう。
勤務形態 | 年収・時給 |
正社員 | 年収371万円 |
アルバイト・パート | 時給1,419円 |
派遣社員 | 時給995円 |
出典：求人ボックス給料ナビ「総務の仕事の年収・時給・給料」
国税庁の「民間給与実態統計調査」によると、全国における正社員の平均年収は496万円です。総務の平均年収371万円は、全国平均よりも120万円程度低いです。
総務の平均年収が低い理由としては、間接部門である総務は仕事の成果が見えにくく、給与に反映するのが難しいからだと考えられます。その一方で、総務の正社員の年収は291〜830万まで幅があり、スキルや経験によって年収差が大きいことも読み取れます。
総務として年収を高めるには、単に目の前の仕事をこなすだけでなく、人事や経理、労務などの知識を積極的に学び、専門性を高めていくことも必要です。
