新卒で内定辞退はできる?伝えるタイミングや例文、マナーを解説

新卒で内定辞退はできる?伝えるタイミングや例文、マナーを解説

「内定を辞退したいけど伝え方がわからない」「新卒が内定辞退するときの手順が知りたい」と疑問を抱えていませんか。

内定を辞退したことで企業に迷惑をかけるかもしれないと不安に思ったり、トラブルになるかもしれないと心配したりしてしまう人も多いでしょう。実際、初めての内定辞退は勇気がいるものです。

しかし、内定を辞退したからといってトラブルになることはほとんどありません。

この記事では、新卒の人に向けた内定辞退の方法を例文を交えながら解説します。また、内定辞退時の注意点を解説していますので、内定を辞退することに不安がある人はぜひ参考にしてみてください。

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新卒で内定辞退はできる?

新卒で内定辞退はできる?

結論から言うと、新卒はどのタイミングであっても内定を辞退できます。なぜなら、民法によって雇用の解約の自由が定められているからです。そのため、仮に内定承諾書にサインした後であっても、問題なく辞退できるでしょう。

民法627条1項では、雇用の解約について以下のように定められています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。

上記は、新卒の入社内定にも当てはまります。

とは言え、タイミングによっては内定辞退が企業にとって多大な迷惑となる点は認識しておきましょう。

新卒が内定辞退を切り出すべきタイミング

新卒が内定辞退を切り出すべきタイミング

内定を辞退をする決心が付いたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。辞退の連絡が遅くなればなるほど、企業側の負担が大きくなってしまうためです。

特に内定承諾書にサインをした後は、企業側も新入社員として受け入れる準備を進めています。受け入れるための研修準備や社内体制の検討なども進めているため、可能であれば内定承諾書にサインする前に辞退するのがベストでしょう。

なお、「民法第627条1項」には、雇用関係の終了手続きには申し入れから2週間かかると記載されています。仮に入社2週間を切ってから辞退の申し出をすると、雇用関係終了の手続きが間に合わず、トラブルになってしまうケースも考えられます。

そのため、辞退の連絡はできるだけ早く、遅くても入社の3週間前を目安にしておくと良いでしょう。

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内定辞退の連絡ならメールよりも電話が望ましい

内定辞退の連絡ならメールよりも電話が望ましい

内定辞退の連絡は、誠意を示すためにも電話で伝えることをおすすめします。誠意を伝えられるという点ももちろんですが、電話は直接的なコミュニケーションが可能なため、誤解を招きづらいです。

メールでも連絡自体は可能ですが、担当者の見落としがあったり、気付くまでに時間がかかったりするなど、トラブルを招く原因になりかねません。

中には、電話での連絡が怖いと感じる人もいるかもしれませんが、内定辞退をする人は珍しくなく、企業側も辞退者が出ることをある程度は想定しています。そのため、不安がらずに堂々と電話してみると良いでしょう。

内定辞退を電話で伝える場合の例文

内定辞退を電話で伝える場合の例文

実際に電話で内定辞退を伝えるときの例文を紹介します。

あなた: 「お忙しいところ恐れ入ります。先日内定をいただいた□□大学の□□と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますか?」

採用担当者: 「はい、□□です。どういったご用件でしょうか?」

あなた: 「お世話になっております。先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。内定をいただけたことは大変嬉しく思いますが、慎重に考えた結果、御社の内定を辞退させていただきたく思いご連絡差し上げました。」

採用担当者: 「それは残念ですが、差し支えなければ辞退理由を教えていただけますか?」

あなた: 「他社からも内定をいただき、自身のキャリアプランについて考えた結果、そちらの方向性が自分に合っていると感じたためです。電話での報告となり、誠に申し訳ございません。」

採用担当者: 「ご回答ありがとうございます。内定辞退とのことで承りました。また機会がありましたら、よろしくお願いします。」

あなた: 「ご了承いただきありがとうございます。この度は貴重な機会とお時間をいただき誠にありがとうございました。それでは失礼いたします。」

電話で伝えるときは下記4つのポイントを意識しましょう。

  • 話に詰まらないように事前に内容をメモしておく
  • 担当者が忙しくない時間帯を狙って電話する(始業終業前後は避ける)
  • 時間を取ってもらったことに感謝を伝える
  • 電話が終わった後に感謝のメールを送る

内定辞退の電話をかけるときは、スムーズに話しができるように話しの流れや理由を事前にメモしておくことをおすすめします。スムーズに話すことで、相手の時間を奪うことなく内定辞退を伝えられます。

また、電話をかけるタイミングは、担当者が忙しいと考えられる始業と終業前後を避けることが重要です。

さらに、面接や内定に関して時間をとってもらったことに感謝を伝え、電話後はアフターケアとして感謝のメールを送ることも忘れないようにしましょう。

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内定辞退をメールで伝える場合の例文

内定辞退をメールで伝える場合の例文

メールで伝える場合の例文は以下の通りです。

件名: 【内定辞退のご連絡】□□大学□□学部□□

□□株式会社 人事部

□□様

お世話になっております。□□大学の□□です。

この度は、内定通知のご連絡をいただき誠にありがとうございます。内定をいただけたことは大変嬉しく思いましたが、慎重に考えた結果、御社の内定を辞退させていただきたいと思いご連絡差し上げました。

就職活動を進める中で、自分の適性に合った職業を見つけ、心苦しいですが内定を辞退させていただけますと幸いです。〇〇様には面接を含め、多大なるご配慮をいただき、感謝しております。

本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきですが、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただけますと幸いです。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

名前

□□大学□□学部□□学科□年

連絡先電話番号:000-0000-0000

メールアドレス:aaaa@gmail.com

メールで伝えるときは下記4つのポイントを意識しましょう。

  • すぐに内容が分かるように件名に内定辞退と名前を記載する
  • 内定をもらえたことの感謝を伝える
  • メールでの連絡になったことをお詫びする
  • 感謝を伝え企業の発展をお祈りする

件名には自分の名前を入れ、一目で誰からの連絡かが分かるように配慮しましょう。また、「内定辞退」という言葉が件名に入っていると、担当者としても確認の優先度が上がるため、メールを見逃す可能性も低くなります。

本文では、内定辞退の旨と同時に内定への感謝や、メールでの連絡になってしまったことへのお詫びを伝えます。最後に、企業の発展をお祈りしてメールを終わらせると締まりが良いです。

何かあったときのために、自分の連絡先情報も記載することを忘れないようにしましょう。

新卒が内定辞退するときのマナー

新卒が内定辞退するときのマナー

新卒で内定辞退を伝えるときは、下記3つのマナーを意識しておきましょう。

  • 誠意を込めてお礼と理由を伝える
  • できるだけ早く連絡する
  • 企業へは直接出向かない

内定辞退をネガティブな行為と気負いすぎずに、誠意を持って伝えることが大切です。

誠意を込めてお礼と理由を伝える

1つ目のマナーは、誠意を込めてお礼と理由を伝えることです。

企業は、応募者の面接や内定に向けての資料作成や研修準備など、新入社員のために多くの時間と労力を費やしています。さらに、あなたが内定を辞退したことによって、新たな人員確保が必要になるケースも考えられます。

内定辞退は珍しいことではありませんが、辞退を当然の権利と捉えずに、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。

できるだけ早く連絡する

2つ目のマナーは、内定辞退を決心したらできるだけ早く企業に連絡することです。辞退を伝えるのが億劫だからと時間を置けば置くほど、あなたの気も重くなってしまいますし、企業側の負担も増えてしまいます。

連絡が遅くなってもお互いが損するだけなので、できるだけ早く伝えるようにしましょう。

また、少しでも早く内定辞退を伝えることで、企業が次の人材を探す時間も多く確保できます。少しでも企業への負担を減らせるような行動を取ることが大切です。

企業へは直接出向かない

最後3つ目のマナーは、企業へ直接出向かないことです。一見誠意のある対応にも思えますが、直接出向くことで相手の時間を奪ってしまうことになりかねません。

また、直接出向くことで決心が揺らいでしまい、辞退するべきかどうか判断に迷ってしまう可能性もあります。

そういった事態を避けるためにも、直接企業へは出向かずメールか電話で済ませるようにしましょう。

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新卒が内定辞退するときにやってはならない行動

新卒が内定辞退するときにやってはならない行動

次に、新卒者が内定辞退時にやってはならない行動を紹介します。

  • 嘘の理由で辞退する
  • 入社予定の企業名を言う
  • 自分の意志ではなく周りの意見のせいにする
  • 内定辞退する企業の悪い点を言う

最悪、企業とあなたの間でトラブルが起きてしまうかもしれませんので、必ず覚えておきましょう。

嘘の理由で辞退する

内定辞退の理由に関して、嘘をつくのはやめましょう。辞退する後ろめたさから嘘の理由を言っても、誰も得することはありません。企業側もなぜ辞退したのかの原因が探れませんし、あなた自身もモヤモヤした気持ちに取り付かれてしまうでしょう。

一方で正直な理由を伝えれば、企業側も「こういう理由で辞退されたから次はこうしよう」という改善の目途が立てられます。

自分にとっても企業にとってもメリットがありますので、嘘をつかずに正直な理由を話すようにしましょう。

入社予定の企業名を言う

他社からの内定を理由に辞退するときは、具体的な企業名を言う必要はありません。万が一辞退した会社と入社した会社に取引関係があった場合、トラブルになることも考えられるからです。

もちろん辞退一つでトラブルになる可能性は低いですが、万が一のことも考え、トラブルの元は避けておくのが無難と言えます。

仮に「どのような会社に入社することになったのですか?」のように聞かれても、「○○業界の会社です」程度に濁しておくのが良いでしょう。

自分の意志ではなく周りの意見のせいにする

辞退理由を、周りの人のせいにするのはやめましょう。仮に企業から「自分の意思で決めなくて良いの?」や「成人しても親の言う通りに行動するの?」と聞かれた際に、返答に困ってしまう可能性が高いからです。

また企業としても、周りに反対されたという理由で辞退されると、次回の選考に活かしようがありません。他人の意思で入社を辞退するという伝え方でなく、自分の意思で入社を辞退したと言えるような理由を考えましょう。

内定辞退する企業の悪い点を言う

辞退理由として、辞退する企業の悪い部分を言うのも避けましょう。仮に本心だったとしても、担当者が良い気分にはなれないためです。

実際に辞退するとなると、給与面や福利厚生に関する不満があったり、企業の悪い口コミが理由になったりする場合も多々あります。企業のために素直に改善点を伝えるべきという考え方もできますが、その場の空気を悪くするくらいなら、やはり言わない方が無難です。

企業のマイナス面を言うのではなく、「将来的に考えて別の企業で頑張りたい」と自分の意志での判断を伝えるようにしましょう。

新卒の内定辞退率と主な辞退理由

新卒の内定辞退率と主な辞退理由

ここでは、新卒者の実際の内定辞退率と主な辞退理由を紹介します。

これから辞退を考えている人は、内定辞退を悪いと感じ、不安感も持っているかもしれません。実際の辞退率や他の人がどのような理由で辞退しているかを知れば、内定辞退に動きやすくなるでしょう。

新卒の内定辞退率

株式会社リクルートの「就職みらい研究所」の調査によると、2023年卒の内定辞退率は3月時点で約65%にも及んでいます。

就活生全体の6割以上が辞退していることを考えると、むしろ辞退していない人の方が少数派と言えます。内定辞退に正しい正しくないはありませんが、これだけ多くの人が内定辞退しているのであれば、不安に思う気持ちも和らぐでしょう。

内定辞退の理由

よくある内定辞退の理由は以下の通りです。

  • 他社からの内定があった
  • 企業のイメージが違った
  • 希望の業界を変えた
  • 会社の内定式で違和感を覚えた
  • 地元の企業で就職することにした
  • 家族の考えと違った
  • 卒業できず留年となった
  • 公務員を目指すことにした

辞退する理由は、人や状況によりさまざまです。複数の企業から内定をもらった場合もあれば、内定式や企業研修の雰囲気が合わず辞退する場合もあります。

辞退するのに正解の理由はないため、辞退の連絡をする際は自分が思う理由を伝えるようにしましょう。

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新卒の内定辞退に関するよくある質問

新卒の内定辞退に関するよくある質問

ここからは新卒者の内定辞退に関するよくある質問を紹介します。

  • 内定辞退の理由はどこまで詳しく話すべき?
  • 学校のイメージは悪くならない?
  • メールで送った内定辞退に返信がないときは?

内定辞退をするにあたって気になる項目がある人は確認しておきましょう。

内定辞退の理由はどこまで詳しく話すべき?

内定辞退の理由は、聞かれた範囲で回答すると良いです。基本的には、相手に聞かれない限り細かい理由を説明する必要はありません。

しかし、辞退理由で「一身上の都合」や「検討した結果」と伝えた場合、企業によっては詳しい理由を求められるケースがあります。その場合は、自分が答えられる範囲で答えましょう。

学校のイメージは悪くならない?

内定辞退をしても、誠意をもって辞退すればイメージが悪くなることはありません。

ただし、企業にとって大きな迷惑になるような辞退をすると、学校に悪いイメージが付いてしまうので注意しましょう。連絡なしの無言辞退や入社直前の辞退などは避けるべきです。

メールで送った内定辞退に返信がないときは?

メールで送った内定辞退に返信がない場合は、再度送り直すか電話で問い合わせましょう。企業によっては返信をしないケースもありますが、場合によってはメールが埋もれて確認できていない可能性も考えられます。

返信がなく不安に思う場合は、「メールを確認いただけていない可能性があるので、再度お送りいたします」のように再送してみましょう。もしくは、電話で「先日、内定辞退のメールを送らせていただいたのですが、届いてますでしょうか」と確認する方法もあります。

また、自分が送り間違えているケースや、実際は送れていなかったというケースも考えられます。自分の送信ボックスも確認した上で企業に問い合わせるようにしましょう。

内定辞退は誠意を持って伝えよう

内定辞退は誠意を持って伝えよう

この記事では、新卒者の内定辞退の方法や注意点を例文を交えながら解説しました。改めて内定辞退のポイントを確認しましょう。

  • 誠意を込めてお礼と理由を伝える
  • できるだけ早く連絡する
  • 企業へは直接出向かない

内定を辞退することは決して悪いことではありません。実際に内定辞退する学生は非常に多く、卒業時点では約6割の人が内定を辞退しています。

そのため、辞退を悪く捉えるのでなく、あなたが希望する別の道に進むためだと前向きに考えることが大切です。それでも自身で辞退を伝えるのが不安な人は、P-CHAN就活エージェントを活用しましょう。

P-CHAN就活エージェントでは、就活のプロのアドバイザーが内定辞退のくわしい手順や方法を教えてくれます。また、場合によっては代行辞退してくれるケースもあるので、これから複数企業での就活を考えている人は検討してみると良いでしょう。

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この記事の監修者

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