転職活動に必要な書類は?応募・面接・入社などの状況別に紹介

公開日:2021年8月18日 更新日:2021年9月2日

転職活動で必要な書類はすべて揃っていますか?1つでも書類に不備があると、転職活動をスムーズに進められなくなる可能性が高くなります。

書類選考や面接時、退職前など状況に合わせて必要な書類を理解しておくことが重要です。

本記事では、転職活動における必要な書類を状況別にまとめました。転職活動を始める前に一通り確認しておきましょう。

転職活動前に必要な書類

転職活動を始める前に必要な書類はほとんどありません。

書類よりも応募企業とやり取りをするためのメールアドレスや、転職活動用のスケジュール帳を準備しておきましょう。

また、転職時期を決めたり内定から承諾までの流れを確認したりして、転職活動にかかる大まかなスケジュールを調整しておくことも重要です。

全体の流れを把握しておくことで、スムーズに転職活動を進められるでしょう。

転職活動に必要な書類①企業に応募する際に必要な書類

転職活動において、企業に応募する際に必要な書類は次の3つです。第一関門である書類選考を突破するため、それぞれ丁寧に作成しましょう。

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 送付状・添え状

履歴書

履歴書はあなたの氏名や住所、職歴、志望動機などを伝えるための書類です。応募要件を確認して丁寧に書きましょう。

また、履歴書では空白を作らないことがポイントです。空白が多い履歴書は採用担当者から「記入漏れ」とみなされる危険性があります。

企業側から指定がない限り、履歴書は手書き・パソコンどちらで作成してもOKです。ただし見やすさにはこだわりましょう。

なお、見た目が悪い履歴書は書類選考で落とされる原因です。パッと見た印象で悪いイメージを与えないよう、丁寧に作ることを意識してみてください。

履歴書のフォーマットは、各転職サイトからダウンロードできます。履歴書のフォーマットをダウンロードできるページを以下に示します。

WordファイルとExcelファイルがあるので、好きな方を活用しましょう。

職務経歴書

職務経歴書は、これまでの職歴においてあなたが身につけたスキルや培った経験を伝える書類です。

応募企業が求める人材にマッチしていることを伝えるため、「何ができるか」を具体的に書きましょう。

職務経歴書には主に3つの書式があります。

書式書き方ポイント
編年体式業務経験を時系列で書く同一業務への転職におすすめ
逆編年体式最新の業務経験から書く直近の業務をアピールするのにおすすめ
キャリア式業務内容ごとまとめて書くさまざまな業種で経験を積んだ人におすすめ

いずれの書式を選択する場合も、A4サイズ1〜2枚にまとめましょう。職務経歴書を丁寧に作り込めば、あなたが企業へ貢献できる人材だとアピールできるはずです。

なお、書式ごとの職務経歴書のフォーマットは、各転職サイトからダウンロードできます。職務経歴書のフォーマットをダウンロードできるページを以下に示します。

送付状・添え状

送付状・添え状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったか伝える役割を持つ書類です。ビジネスマナーとして必要な書類なので、忘れずに添付しましょう。

送付状には次のような項目を記載します。

  • 日付
  • 宛名
  • 自分の名前・連絡先
  • 時候の挨拶
  • 同封書類一覧
  • 結語

採用担当者は送付状・添え状を見れば、何が同封されているのか一目で判断できます。採用担当者が書類を確認する負担を軽減するためにも、送付状・添え状は必要な書類です。

必須ではありませんが、送付状・添え状に簡単な自己PRを記載しても良いでしょう。

なお、送付状・添え状は履歴書・職務経歴書と同じくA4サイズで1枚にまとめ、パソコンを使って横書きで作成します。フォーマットが必要な方は、以下のサイトからダウンロードできます。

転職活動に必要な書類②面接時に必要な書類

面接時に必要な書類は特にありません。ただし書類選考がない場合や、面接の前に履歴書や職務経歴書を提出していない場合は、面接時に持参する必要があります。

履歴書および職務経歴書以外に持参するよう指示されている書類があれば、忘れずに準備しておきましょう。

転職活動後に必要な書類①退職時に現職場へ返す書類

転職活動後に必要な書類として、退職時に現在の職場へ返すべき書類をまとめました。次の書類を準備しておきましょう。

  • 健康保険被保険者証
  • 身分証明書
  • 名刺
  • その他に現職場で扱っている書類

健康保険被保険者証

健康保険被保険者証とは、病院などで提示する保険証のことです。

会社員は、退職日までは会社の健康保険組合に属している状態です。しかし退職すると会社の健康保険組合員ではなくなるので、必ず返却しなければいけません。

なお会社に健康保険組合がない場合は、全国健康保険協会(通称:協会けんぽ)の保険証を返却することになります。

身分証明書

会社で扱う身分証明書とは、社員証や入館証などが該当します。会社の一員であることを証明する書類です。

退職することで社員ではなくなるので、忘れずに返却しましょう。

名刺

会社名が書かれている名刺も、社員ではなくなるので返却することになります。

加えて業務において取引先などから受け取った名刺も、忘れずに返却しましょう。

その他に現職場で扱っている書類

業務に関係する書類なども必ず返却しなければなりません。社内の書類は、基本的に社外の人間が持っていてはいけない決まりがあります。

具体的には企画書や顧客データ、図面などです。現職場で扱っていた書類が自宅に残っていないかチェックし、返却し忘れがないよう注意しましょう。

転職活動後に必要な書類②退職時に現職場から受け取る書類

転職活動後に必要な書類として、退職時に現在の職場から受け取る書類を5つ紹介します。次の職場で必要になる書類もあるので、必ず受け取りましょう。

  • 離職票
  • 退職証明書
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 年金手帳

離職票

離職票は会社を退職したことを証明する書類です。退職から次の職場で働き始めるまで期間が空く場合、雇用保険の失業手当を受給するために必要となります。

なお退職後、期間を空けずに新しい職場で働き始める場合は、離職票を受け取る必要はありません。

ただし転職先の企業によっては離職票の提出を求める場合もあるので、受け取っておいた方が無難です。

離職票は「退職日の翌日から起算して10日以内」に会社が発行することが、雇用保険法で定められています。退職後にまだ離職票を受け取れていない場合は、会社へ問い合わせてみましょう。

退職証明書

退職証明書は離職票と同じく、会社を退職したことを証明する書類です。離職票が公文書である一方で、退職証明書は労働基準法に基づき会社が発行を義務付けられた書類です。

離職票と同じく、次の職場で提出を求められる場合もあるので受け取っておきましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、あなたが雇用保険に加入していることを証明する書類です。退職時に必ず受け取り、次の会社へ提出します。

初めて転職する人は、雇用保険被保険者証を見たことがないかもしれません。会社が雇用保険の加入手続きを行い、雇用保険被保険者証を保管しているからです。

なお派遣社員として働いていた場合は、派遣先企業ではなく雇用関係を結んでいる派遣元企業から受け取ることになります。

源泉徴収票

源泉徴収票は、所得税の年末調整を行うために必要な書類です。新しい職場から提出を求められるので、忘れずに受け取りましょう。

源泉徴収票がない場合、当該年度は自分で確定申告をすることになります。

年金手帳

年金手帳は厚生年金に加入するために必要な書類です。会社に年金手帳を預けている人は、転職先で提出しなければならないので忘れずに返してもらいましょう。

年金手帳は基礎年金番号など個人情報が記載されている書類なので、自分の手元に戻ってきたら大切に扱ってください。

転職活動後に必要な書類③転職先に必ず提出する書類

転職先に必ず提出する書類を6つ紹介します。基本的には会社側から提出する書類を指定されますが、以下が必要になることを頭に入れておきましょう。

  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 年金手帳
  • マイナンバー
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届

雇用保険被保険者証

前の職場で返却してもらった雇用保険被保険者証を提出します。

雇用保険は、失業した場合などに備え雇用の安定を図るための保険です。会社が手続きを行い、自動で加入することとなります。

源泉徴収票

源泉徴収票は、新しい職場で年末調整をしてもらうために必要な書類です。源泉徴収票を提出しない場合、自分で確定申告をすることになるので注意しましょう。

年金手帳

年金手帳は国民年金や厚生年金の被保険者であることを証明するために必要です。新しい会社の厚生年金に加入するために必ず提出しましょう。

マイナンバー

マイナンバーカードは雇用保険や社会保険の加入手続きで使用されます。

なお手元にマイナンバーの通知カードがあれば、マイナンバーカードを必ず作成する必要はありません。

ただし今後、マイナンバーカードの普及が進んでいけばさまざまな場面で役立つことが予想されるので、発行しておいて損することはないはずです。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は自身に扶養している家族がいるかどうかを申告する書類です。原則、新しい職場で最初に給与の支払いを受ける日の前日までに提出します。

扶養控除等申告書の対象者は給与所得者なので、扶養家族がいなくても必ず提出しなければなりません。

基本的には会社側が用紙を用意してくれるので、指示に従って提出します。

なお令和2年度の税制改正により、「寡婦控除」及び「ひとり親控除」が適用されることになりました。

令和2年の年末調整で新たに「ひとり親」に該当する場合などは、扶養控除等申告書にその旨を記載する必要があります。

税制改正に伴う変更点の詳細は、国税庁公式サイトをご覧ください。

健康保険被扶養者異動届

健康保険の被扶養者の変更があった場合、健康保険被扶養者異動届を提出します。

被扶養者の変更とは、具体的には次のケースが考えられます。

  • 被扶養者の追加
  • 被扶養者の削除
  • 被扶養者の氏名変更

被扶養家族がいない人は提出する必要がありません。基本的には会社側が用紙を用意してくれるので、指示に従って提出します。

転職活動後に必要な書類④転職先で必要になるかもしれない書類

転職活動後に必要な書類として、転職先から提出を求められる場合がある書類を紹介します。

あらかじめどのような書類があるのか把握しておき、入社後スムーズに対応できるよう準備しておきましょう。

  • 健康診断書
  • 身元保証書
  • 入社承諾書・入社誓約書

健康診断書

入社にあたり、病院が発行する健康診断書が必要な場合があります。次の就職までにブランクがある場合も、年に一度は定期的に健康診断を受けておきましょう。

なお企業側が指定する医療機関で健康診断を受けるケースもあります。入社前に健康診断を受けたうえで、健康診断書を提出します。

身元保証書

身元保証書は、第三者に被雇用者の身元を保証してもらうための書類です。あなたの経歴や素性を担保したうえで、万が一の事態が発生した場合に賠償責任を負うことを約束させます。

法律で提出が義務付けられているわけではありませんが、多くの企業が提出を求めます。

身元保証人として両親や身近に住んでいる親族を申告しましょう。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書・入社誓約書は、就業規則や損害賠償などについて記載された書類です。履歴書の内容に嘘がないことを証明する書類でもあります。

内容を熟読したうえで捺印し提出しましょう。

退職から転職まで期間が空く場合に必要な手続き

退職から転職まで期間が空く場合、3つの公的手続きが必要です。今の職場を辞めた後すぐに次の職場で働き始めない人は、しっかり確認しておきましょう。

  • 失業保険に関する手続き
  • 健康保険に関する手続き
  • 国民年金に関する手続き

失業保険に関する手続き

ハローワークで失業手当受給の手続きを行います。手続きには、前の会社から受け取った離職票が必要になることを覚えておきましょう。

自己都合退職の場合は、退職から2か月間の給付制限後に受給手続きができるようになります。退職してすぐ失業手当を受け取れるわけではありません。

健康保険に関する手続き

健康保険は必ず加入しなければいけません。退職後、次の職場で働き始めるまで期間が空く場合は、2つの選択肢があります。

  • 国民健康保険に加入する
  • 任意継続被保険に加入する

国民健康保険に加入する場合は、退職から14日以内に手続きしましょう。お住まいの地域の役所・役場に離職票を持参して手続きします。

任意継続被保険とは、前の会社の健康保険に継続して加入する保険のことです。退職から20日以内に前の職場の福利厚生担当などへ申請しましょう。

なお、任意継続保険は退職から2年間有効です。2年過ぎても新しい職場で働かない場合は、国民健康保険に加入することになります。

国民年金に関する手続き

日本国民は国民年金への加入が義務付けられています。国民健康保険と同じく、退職から14日以内に手続きしましょう。

新しい会社の社員になった場合は、会社が代わりに加入手続きをしてくれます。

一方でどの会社にも所属していない場合は、自分で国民年金への加入手続きをする必要があります。

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  • マイナビエージェント
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この記事の監修者

木川 雄策

木川 雄策

株式会社ピーアール・デイリー 人材紹介事業部 次長
1998年入社、求人広告・人材紹介事業と募集・採用に携わり入社24年目。
累計10,000人以上の採用・転職に貢献。
メンタルヘルス検定合格 認証番号090720001611