内々定辞退はいつまでできる？断る際の注意点や例文を紹介

就活中に企業から内々定をもらったものの、事情により辞退を検討している人もいるでしょう。しかし「いつまで辞退できるのか」「どのような内容を伝えれば良いのか」と迷い行動に起こせない人もいるかと思います。

この記事では、内々定辞退はいつまでできるのかや、辞退する際に意識することやマナーなどについて解説します。また、電話やメールで伝える場合の例文も紹介するので合わせて確認していきましょう。

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内々定辞退は原則いつまででも可能

内々定を辞退する期限は法的に定められていないため、基本的にはいつまででも辞退することが可能です。内々定とは企業と学生との間の「内定の約束」であり、法的な拘束力がないためです。

ただし、多くの企業では10月1日以降に内定通知を出したり内定式を行ったりするため、遅くとも10月1日までには辞退を伝えましょう。辞退する意思が決まっているのであれば、応募先企業側に迷惑をかけないよう、速やかに伝えるのがマナーです。

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内々定辞退の連絡はいつまでにすべき？

内々定を受けた企業に辞退する旨の連絡をいつまでにするべきかは、内々定を承諾している場合と承諾していない場合によって異なります。

内々定を承諾していない場合：指定期日まで

内々定を未承諾の状態であれば、採用担当者が「〇〇日までに回答してください」と指定してくるため、基本的にその日までに辞退する旨を伝えます。採用担当者も辞退者が出ることは想定範囲内のため、期日までの連絡であればマナー違反にはなりません。

期日までに回答することが難しい場合は、延期が可能か電話で確認しましょう。断りなく未回答のままでいると、採用担当者がその後の対応を進められず、迷惑をかけてしまいます。さらに企業からの信頼を損ねる原因にもなるため、必ず一報を入れておきましょう。

内々定を承諾している場合：1日でも早く

内々定を承諾済みの場合でも、法的な拘束力はないため問題なく辞退できます。違約金などが発生することもありません。

仮に内々定承諾時に「内々定承諾書」を提出していたとしても、法的には効力がないため辞退に影響はないでしょう。

ただし、応募先企業側は就活生の内々定承諾を受けて、内定に向けた準備をしている可能性があります。未承諾の場合よりも、辞退する旨の連絡が遅くなるほど応募先企業に迷惑がかかるため、決断した際には1日でも早く連絡するのがマナーです。

内々定を辞退する・断る際に意識すること

内々定辞退を決めた場合、次の4つの点を意識して進めていきましょう。

• 内々定辞退を決めたら可能な限り早く伝える
• 辞退理由は簡潔に述べる
• 「4つの要素」で構成する
• 内々定辞退は取り消せない

内々定を辞退する際には、応募先企業に配慮ある対応をとるよう心がけましょう。

内々定辞退を決めたら可能な限り早く伝える

内々定辞退を決意した際には、できるだけ早いタイミングで応募先企業に伝えることが大切です。

企業側は、内々定を出した就活生が入社することを前提に準備を進めているため、辞退となるとほかの内々定者を選考する手続きを取らなければなりません。辞退の連絡が遅くなればなるほど、採用担当者の業務や時間のロスになるため、早めに連絡を入れるのがマナーと言えます。

自分自身にとっても、すみやかに区切りをつけることで、ほかの企業の選考に集中しやすくなるでしょう。

辞退理由は簡潔に述べる

内々定を辞退する際、企業側から辞退理由を問われた場合は簡潔に回答しましょう。

企業によっては、今後の採用業務をより良くしていくための参考にしたり、社内の関係部署へ現状を報告したりするために、辞退理由を確認する場合もあります。基本的には、聞かれたことに対して事実だけを伝えれば問題ありません。

また、長々と伝えると言い訳のように聞こえる可能性もあるため、簡潔に述べることを心がけましょう。

「4つの要素」で構成する

内々定辞退を伝える際には、以下の4つの構成を意識するのがおすすめです。

1. お礼の言葉
2. 辞退の意思
3. お詫びの言葉
4. 結び

まずは、内々定を出してくれたことに対するお礼や、採用活動に費やしてくれた時間や労力に対する感謝の気持ちを伝えます。そのうえで、辞退したい旨を簡潔に伝えることがポイントです。

そして、「内々定をいただいたのに期待に沿えず申し訳ない」というお詫びの気持ちを伝え、最後にお礼と結びの言葉で締めくくります。

メールでも電話でも、この4つの構成に従って伝えることで、応募先企業に不快な思いをさせずに誠意を伝えられます。

内々定辞退を取り消すのは難しい

内々定を辞退した後に、辞退そのものを取り消すのは難しいことを理解しておきましょう。内々定者から辞退の申し出を受けた企業は、採用人数の不足を解消するためスケジュールや採用活動などの調整を迅速に行うためです。

仮に代わりの学生が見つかる前でも、「本当にこの人は入社する気があるのか」「やる気を持って業務にあたれるのか」と疑われるリスクがあります。

一度失った信頼を取り戻すのは難しいため、辞退を伝える前に自分の意志を十分に確認することが大切です。

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内々定辞退におけるマナー

内々定辞退を伝える際には、企業側に失礼のないよう次の3つのマナーを守りましょう。

• 電話で直接連絡する
• 辞退の理由は嘘をつかない
• お詫びと感謝を伝える

電話で直接連絡する

内々定辞退の連絡は、直接電話で採用担当者に連絡することをおすすめします。自分の声で伝えると、声のトーンで感謝やお詫びの気持ちが、より誠実に伝わりやすいためです。

直接やり取りができるため、メールのように採用担当者が見落としたり気がつくのが遅くなったりするリスクもありません。実際に会話をすれば、伝達ミスや意図の誤解も少なくなります。

辞退の理由は嘘をつかない

内々定を辞退する理由を伝える際には、嘘をつかず正直に答えましょう。採用担当者は、これまでたくさんの就活生を見てきており、嘘をつくと見抜かれる可能性があるためです。

内々定を辞退することに上乗せして嘘をついたとなると、「不誠実な人」という印象を与えかねません。

今後の社会人生活で、どのようにその企業とつながりを持つかわからないため、最後まで誠実に対応しましょう。

お詫びと感謝を伝える

内々定の辞退を明確に伝えるのはもちろんのこと、応募先企業に対するお詫びの気持ちと感謝の気持ちを伝えることも大切です。

時間を割いてくれたにもかかわらず辞退してしまったことをお詫びします。また、自分を評価し内々定を出してくれたことについて、改めてしっかりと感謝の言葉を述べましょう。

お詫びと感謝を伝えることで、お互いにすっきりとした気持ちでやり取りを終えられます。

内々定辞退の例文【電話・メール】

内々定を辞退することを伝える際の例文を、電話・メールそれぞれの場合で紹介します。なお、例文はあくまでも一例であるため、自分の状況に合わせて内容を調整してください。

電話で伝える場合の例文

内々定辞退を電話で伝える場合の例文を紹介します。

電話での辞退連絡では、まず「いつ・どの面接でお世話になったのか」を伝えましょう。その際、担当者に時間をいただけるかを確認する一言を添えると丁寧な印象になります。

担当者には辞退の意思と理由を伝えて、最後に再度お詫びを伝えるとスムーズです。最後に、選考の機会に感謝していることを改めて伝えることで、誠意のある対応として受け止めてもらいやすくなるでしょう。

メールで伝える場合の例文

内々定辞退について、メールで伝える場合の例文を紹介します。

メールで辞退を伝える場合は、件名で「内々定辞退のご連絡」と明確に示すことが大切です。本文では冒頭に感謝を述べ、そのうえで辞退の意思と理由を簡潔に伝えましょう。

理由は「適性や将来を再検討した結果」「他社とのご縁を感じたため」など、前向きで角が立たない表現が望ましいです。メールでの連絡であることへのお詫びを添えると、誠意がより伝わります。

最後に会社の発展を祈る言葉を添えることで丁寧な締めくくりとなり、好印象を残せるでしょう。

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内々定辞退による起こり得るリスク

内々定辞退は、基本的には法的に問題ないものの、状況によっては企業側が損害賠償を請求してくる可能性があります。ただし、請求が成立するケースはかなり限定的であるため、相当な悪質行為をしていなければ責任を負わないでしょう。

損害賠償を負う可能性があるケースとして、以下のように拘束関係が非常に強い状態での辞退が考えられます。

• 入社日を目前に控えたタイミングで辞退した場合
• 入社前に、高額な費用のかかる専門的な研修を受けたにもかかわらず無断で辞退した場合

内閣府の調査によると、内々定辞退の際に損害賠償金などお金を要求された就活生は、1.2%存在するとされています。その一方で、就活生には職業選択の自由（※）があるため、通常は内々定の辞退がそのまま違法になるとは考えにくいとされています。

基本的には損害賠償請求を負うことはない一方、請求される可能性がゼロではないことも念頭に置いておくと良いでしょう。自分では対処できず困った場合は大学のキャリアセンターに相談するか、解決が難しそうな場合は弁護士に相談することをおすすめします。

※出典：e-Gov 法令検索「日本国憲法」

内々定辞退に関するQ&A

内々定を辞退することに関して、よくある質問と回答を紹介します。

Q.内々定辞退のメールに返信がないときはどうすれば良い？

内々定辞退についてのメールを送信しても採用担当者から返信がない場合は、翌営業日以降に電話で確認しましょう。採用担当者がメールを見落としていたり、システムエラーによりメールが送信されていなかったりする可能性があります。

返信がないまま放置すると、後にトラブルになる可能性があるため、うやむやにすることだけは避けましょう。

Q.内々定を辞退すると担当者に怒られる？

内々定を辞退しても、企業側から怒られることはほとんどないでしょう。内々定を辞退する学生は毎年一定数いることから、企業側は内々定辞退数を見越して、あらかじめ多めに採用していることが多いためです。

とは言え、内々定までに時間や労力を費やしてくれたことへのお礼の気持ちや、辞退することについてのお詫びの気持ちを伝えるのがマナーです。

Q.内々定辞退をLINEで伝えることは可能？

基本的に、内々定辞退をLINEで伝えることはビジネスマナーに反します。仮に、普段からLINEで連絡を取り合っていた場合でも、内々定辞退のように大切なことは直接電話もしくはメールで伝えることが大切です。

内々定辞退はいつまで可能かを確認したらなるべく早く誠意をもって伝えよう

内々定の辞退は、10月1日前であれば基本的にいつでも可能です。しかし、辞退することを決めた場合は、できるだけ早いタイミングで伝えるのがマナーです。

これまでの選考に対して時間や労力をかけてもらったことへのお詫びの気持ちや、内々定を出してくれたことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。

内々定を辞退することに対し、どのように伝えれば良いのかわからない場合や、辞退するかどうかを迷っている場合などは、ピーチャン就活エージェントにご相談ください。

企業の紹介だけでなく、就活生のさまざまな悩みや疑問に寄り添ったアドバイスやサポートを行っているので、辞退を伝える際の参考になるはずです。

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