就活の履歴書を封筒で出すときのマナーは？書き方や出し方を解説

就活を進めていく中で、応募先の会社から履歴書の提出を求められる場面があるはずです。とはいえ、普段ビジネス文書を取り扱うことのない就活生は、会社へ書類を提出する際のマナーを知らない人が多いでしょう。

この記事では履歴書を提出する際の書き方・選び方や礼儀・マナー、郵送手順、送付時に注意したいポイントを解説します。

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就活で履歴書を提出するときの封筒の書き方

封筒に入れて履歴書を提出するときの宛名や差出人の書き方を解説します。

まず、大前提として宛名・宛先を封筒の表面に書くことは押さえておきましょう。

宛先住所を書く

郵便番号は封筒右上の郵便番号記入欄に書いていきます。郵便番号記入欄がない場合は封筒右上部分に直接書きます。「〒」マークを記載する必要はありません。

住所は封筒の右上端から縦書きで記載していきます。都道府県名から始め、「〇丁目・〇番・〇号・ビル名・階数」も略さず書きましょう。

縦書きでは郵便番号の数字をアラビア数字（0・1・2…）で、住所の番地・ビルの階数は漢数字にします。横書き封筒ならすべてアラビア数字で書いてもOKです。

<OK例>

123−4567

東京都新宿区1丁目2番地3号　✕✕✕ビル 4階

（※縦書きなら、住所の数字は漢数字にする）

<NG例>

〒123−4567

東京都新宿区1−2−3　✕✕✕ビル

宛名を書く

封筒表の中央部には、会社名と宛先部署・担当者名を記載します。会社名は（株）（有）などと略すのはNGです。きちんと「株式会社」「有限会社」と正式名称で書きましょう。

宛名を書く際に注意したいのは、会社や部署宛ての場合は「御中」を使い、担当者名など個人宛に送る場合は「様」を使うことです。「御中」「様」は併用できません。どちらかだけを使いましょう。

<OK例>

株式会社〇〇〇〇　△△部　◇◇課　山田 太郎　様

または

株式会社〇〇〇〇　△△部　◇◇課　御中

<NG例>

（株）〇〇〇〇　△△部　◇◇課　御中　山田 太郎　様

「履歴書在中」と記載する

履歴書を封筒に入れて郵送するときは、封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と書き、目立つように四角の枠で囲みます。

なぜなら、企業には毎日多くの書類が届くので、こうして目立つように注意書きをしておかないと、他の郵便物に紛れてしまう恐れがあるためです。

封筒に入っているのが履歴書だけなら「履歴書在中」と記載し、職務経歴書・ポートフォリオなど履歴書以外の書類も入っているのなら「応募書類在中」と記載します。

封筒にどんな書類が入っているかが判別できれば良いので、「履歴書在中」は手書きではなく、スタンプやもともと封筒に印字されているものを使っても構いません

差出人の住所・名前を書く

封筒の裏面には、差出人の住所と名前を書きます。宛先や宛名のときと同じように、郵便番号や住所は略さず書きましょう。

差出人の名前は、住所より一段下げて少し大きめに書くとバランスよく見えます。

<OK例>

111−1111

東京都千代田区2丁目2番地2号　ABCマンション 303号室

鈴木 花子

（※縦書きなら、住所の数字は漢数字にする）

<NG例>

〒111−1111

東京都千代田区2−2−2　ABCマンション303

鈴木

就活の履歴書を入れる封筒に関するマナー

履歴書を入れるための封筒の選び方や、履歴書を入れるときの基本的なマナーを紹介します。

封筒の色

茶封筒を避け、白い封筒を選びます。

封筒のサイズ

履歴書・エントリーシートを入れるときは、できるだけ書類を折らずに入れられる角2号、または角型A4サイズのものを選びましょう。

封筒に使用するペン

封筒に文字を書くときは、字が滲んだり消えたりしないように油性ペンを使います。「水性ペン」や「消えるペン」はNGです。

また、書いた字が細すぎると読みづらいので、ペンの芯の太さは1.0mm程度が良いとされています。

履歴書の入れ方

履歴書は折って入れても問題ありません。市販の履歴書はA3またはB4サイズの用紙が二つ折りされているので、それ以上折らずに封筒に入れられるとベストです。

小さい封筒しか用意できず、何回も折りたたんで書類を詰めると、受け取った人が取り出しにくく読みづらくなってしまいます。できるだけ大きな封筒に二つ折りで入れて提出するようにしましょう。

送付状（添え状）の有無

ビジネス関係の書類を郵送するときは、どんな書類が封入されているのかが分かるように送付状（添え状）を添付するのが一般的なマナーです。

特に複数の書類を一つの封筒に入れて送る場合は、書類の確認漏れを防ぐためにも送付状は必須のものです。

送付状には以下の内容を記載して同封しましょう。

• 送付した日の日付
• 宛名（会社名・担当者名）
• 差出人の連絡先
• 件名（「履歴書の送付につきまして」など）
• 頭語（「拝啓」など）
• あいさつ文（定型で良い）
• 本文
• 結語（「敬具」など）
• 同封する書類名

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就活で履歴書を封筒に入れて郵送するときの手順

履歴書を封筒に入れて郵送するまでの手順を紹介します。

履歴書はクリアファイルに入れる

雨や湿気で書類が濡れたり、よれたりしないよう履歴書はクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。

色や柄つきのものではなく、透明なクリアファイルを使い、封入するときは書類の上下が逆にならないように注意してください。

クリアファイルには、以下の順に書類を入れます。

1. 送り状
2. 履歴書
3. その他応募書類

封筒を糊付けする

封筒の口は液体のりや両面テープで封をします。セロハンテープははがれやすく、郵送中に封筒の中身が飛び出してしまう恐れがあるので、応募書類を送るときには使わない方が良いでしょう。

液体のりや両面テープで確実に封をしたら、封筒の口の中央部分に「〆」または「封」と書きます。

郵送の報告メールを送る

ポストへの投函・郵便局への持ち込みで郵送手続きを済ませたら、その旨を送付先に報告するとなお親切です。

なお、郵送報告は必須ではありません。しかし事前に郵送したことを連絡しておけば、書類がいつ到着するのか受け取り側が到着日の目安を把握しやすくなり、書類の確認漏れを防げます。

また、もし郵便事故や手違いなどで書類の到着が遅れてしまったときも、期日に間に合うよう郵送したことの証明になります。

就活で履歴書を封筒に入れて直接手渡しするときはどうする？

会社や説明会の会場で直接書類を手渡しするときのマナーを紹介します。もし、郵送ではなく手渡しをする場合でも履歴書は封筒に入れて持っていきます。

ただ、会社や会社の受付担当者に直接渡しますので、宛名や宛先を記入する必要はありません。

面接官に直接手渡しするとき

面接官に履歴書を直接手渡しするときは、履歴書を入れたクリアファイルを封筒から取り出して渡しましょう。

面接官がその場で内容を確認したり、中身に目を通すことがあるためです。このとき、封筒はクリアファイルの下に重ねておき、一緒に差し出します。履歴書は面接官が読める方向に向けて両手に持って差し出すのがマナーです。

受付やスタッフに預けていくとき

もし面接官が不在で履歴書を面接官以外の人に渡す場合は、中身を取り出さず封筒のまま渡して構いません。面接官に渡す場合と異なり、相手がその場で中身を確認することはないためです。

ただ封筒を差し出すときは、面接官に渡す場合と同じく、相手から見て宛名が読める方向にしておくのが礼儀です。

また書類のやり取りをする際、面接官本人でないからといって受付やスタッフの人にぞんざいな対応をしてはいけません。対応した人から、受け渡し時のマイナス印象が面接官に伝わってしまう可能性があります。

就活における履歴書の封筒のルールを押さえて礼儀正しさをアピールしよう

履歴書の提出時には、封筒の書き方や出し方で、会社はその就活生が基本的なビジネスマナーをきちんと身につけているかどうかを判断します。

もちろん、履歴書の出し方一つで選考に落ちたり内定をもらえなくなったりすることはありません。しかし、マナーを守り礼儀正しい振る舞いができているかどうかは、少なからず応募者の印象に影響を与えます。

封筒の書き方・書類提出のマナーは一つ一つをとって見ると小さなことですが、ビジネスマナーの基本ともいえる部分なので、ここを押さえておくことは就活においても重要です。

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